Условия участия в торгах

Предварительная квалификация участников тендера

Целью этого этапа является составление перечня подрядчиков, способных обеспечить здоровую конкуренцию в процессе тендера, для чего и проводится оценка их потенциала, а именно наличия необходимого количества квалифицированного персонала, трудовых ресурсов, механизмов, а также опыта выполнения подобного рода работ, соответствие лицензий и сертификатов и финансовая надежность.

Не более семи участников, прошедших предквалификационный отбор, получают пакет документов, который содержит приглашение к участию в тендере, информацию о проекте, порядке проведения предквалификации и тендера, квалификационную анкету для заполнения. Процедура отбора должна быть основана на сравнении ответов в анкете, то есть желательно использовать унифицированную форму, допускать привлечение новых организаций вследствие своей гибкости, учитывать как технические, так и финансовые аспекты проекта, позволять пользоваться информацией, полученной из других источников.

Приглашение к предварительному квалификационному отбору открыто, в зависимости от уровня проекта оно публикуется в газетах и журналах, содержит уведомление о последующем ограничении в количестве участников тендера. В нем также следует указывать имя заказчика, имя консультанта, расположение проекта, описание проекта и предстоящий объем работ, источник финансирования, программу проведения проекта. Рекомендуемый период времени между приглашением к предквалификации и датой подачи заполненных анкет должен быть не менее четырех недель.

Анализ предквалификационных анкет проводится заказчиком или консультантом, в процессе оценки определяется структура компании, опыт работ в этом регионе, доступные ресурсы (людские, материальные, финансовые), система качества, применяемая в компании, объем работ, привлекаемых на субподряд, финансовая устойчивость и ресурсы, необходимые для выполнения работ, арбитражная история.

Составление перечня - сокращенного листа (shot list) - участников является результатом проведенного отбора. Не более чем семи квалифицированным подрядчикам высылают пакет тендерной документации с просьбой уведомить о готовности участвовать в дальнейшем тендерном отборе - это поддерживает здоровую конкуренцию. В случае отказа одного из участников, на его место заступает следующий лучший по результатам отбора. После окончательного утверждения перечня прошедших предквалификацию компаний, следует уведомить всех, кто подавал анкеты, и обнародовать результаты отбора.

Подготовка пакета тендерной документации

Пакет тендерной документации заказчика обычно содержит: приглашение к участию в тендере, инструкции участникам, форму тендерного предложения, соглашение о неразглашении, соглашение о конфиденциальности, директивный график, техническое задание, условия контракта и формы банковских гарантий, спецификации, чертежи, ведомость объема работ или смету, дополнительную информацию о проекте.

Вообще, предполагаемый объем работ должен быть определен еще на стадии подготовки предквалификации и соответствовать отраженному в тендерной документации. Это необходимо для корректного понимания предстоящих работ подрядчиком и соответственно для правильной оценки предстоящих работ.

Если рассматривать тендерный пакет детально, то к документам предъявляются следующие требования: приглашение к участию в тендере должно содержать перечень документов, входящих в тендерный пакет, форму уведомления о получении пакета, форму письма об изменениях, произошедших в компании- претенденте после подачи предквалификационной анкеты, дата и место подачи тендерного предложения.

Инструкции к участнику тендера готовятся с учетом требований определенного контракта, их целью является определение рамок, в которых действуют процессы по подготовке, подаче, оценке тендерного предложения.

Так, определив сроки подготовки тендерного предложения, заказчик должен убедиться в их реалистичности для подрядчиков. Претенденты уведомляются о количестве копий к оригинальному предложению; необходимости маркировки оригинальной («Оригинал») и прочих («Копия») версий. Если требуется доверенность, приводится инструкция по заполнению; и претенденты в обязательном порядке уведомляются о необходимости использования нотариально заверенных документов. Также оговаривается возможность подачи альтернативного предложения, в котором указывается исчерпывающая информация по внесенным изменениям в техническую часть проекта, влияющих на снижение стоимости строительства. Обязательны рекомендации касательно используемой валюты в предложении и ставке налогов.

Возможным вариантом обеспечения гарантии тендерного процесса со стороны заказчика является требование предоставления гарантии; желательно - на весь период действия тендерного процесса плюс время, необходимое на предоставления гарантии исполнения обязательств по заключенному контракту. Претендент должен быть уведомлен, что гарантии будут возвращены по истечении срока надобности.

В инструкции для участников определяются основные критерии оценки представленных предложений. Помимо основного фактора - цены предложения - на отбор претендентов влияют: время, необходимое на реализацию проекта, возможность использования предложенной технологии и метода выполнения работ, действие реализованного проекта на окружающую среду, возможность снижения вреда от использования вредных веществ.

Условия контракта, приведенные в инструкции участникам тендера, обычно основываются на стандартных контрактах FIDIC, но, конечно, учитывают специфику каждого проекта.

Спецификации, передаваемые в тендерном пакете, определяют требуемое качество материалов, уровень квалификации рабочего персонала, требования к безопасности труда, охране окружающей среды во время производства работ. Также оговариваются возможности использования площадки подрядчиком для других участников проекта, ограничение по использованию возможных технологий производства работ и применяемых материалов. В спецификации должен содержаться перечень передаваемых чертежей. Чертежи, передаваемые в составе тендерного пакета, обязаны обеспечивать претендента необходимой для точного понимания объема работ информацией.

Ведомость объемов работ должна отражать предстоящий объем работ. При заполнении ведомости единичными расценками, подрядчик инструктируется о недопустимости внесения каких–либо изменений в структуру, так как это затруднит последующий анализ тендерных предложений.

Выпуск тендерной документации

Желательно предварительно уведомить участников о времени и месте выдачи тендерных пакетов. Однако допустима и пересылка с курьером, но обязательно уведомление о доставке.

Получив тендерный пакет, подрядчики начинают работу над подготовкой своего предложения. В процессе подготовки возможен визит претендентов на место предстоящей стройки, что требует согласования с заказчиком.

Вопросы участников тендера существуют только в письменном виде, и заказчик обязан ответить на каждый из них, что оформляется дополнением к тендерному пакету. Также реальна организация конференции для всех участников тендерного отбора, но по итогам готовится расшифровка, которая также становится дополнением к тендерному пакету. Все дополнения нумеруются, и участники обязаны расписаться в их получении. За два дня до срока подачи тендерных предложений все дополнения собираются в общий пакет, направляемый всем участникам тендера.

Подача и получение тендерных предложений

Ответственность за подачу вовремя и корректно оформленного предложения полностью лежит на претенденте.

Претенденты должны быть проинструктированы о надлежащем виде предложения - в двойном конверте, с надписью, определяющей название тендера и пометкой «Тендерный пакет - не вскрывать до официального открытия».

Заказчик отмечает на конверте дату и время получения. Предложения, полученные по истечении срока тендера, отправляются обратно с уведомительным письмом.

Вскрытие тендерных пакетов производится строго в установленное время представителем заказчика, который предварительно проверяет конверты на сохранность. После чего объявляются названия компаний, цена, цена альтернативного предложения, гарантии тендера и имена компаний, дисквалифицированных по тем или иным причинам. Для этого существует специальная форма, которая подписывается участниками процедуры.

Оценка тендерных предложений

После получения тендерного предложения производится его проверка на наличие арифметических ошибок. В случае обнаружения таковых, производится корректировка предложения.

Необходимо произвести также оценку альтернативных предложений с точки зрения разумности применяемых технических решений и конечной цены. Вся процедура оценки строится на соответствии предложения трем основным требованиям, указанным в инструкциях, - техническим, финансовым и контрактным.

Объявление победителя конкурса

Объявление победителя конкурса должно быть произведено в период времени действия тендерных предложений.

В случае несоответствий предложения подрядчика требованиям тендера, стороны приходят к обоюдному согласию в ходе переговоров. По результатам переговоров подготавливается письмо о намерении заключить контракт с указанием достигнутых договоренностей.

Следующим шагом является выпуск письма о принятии предложения с указанием основных деталей предстоящего контракта и приложением письма о намерении Заключительным этапом считается подписание контракта.

Перечень документов, регулирующих проведение тендеров

(При проведении тендеров с участием частных инвестиций носят рекомендательный характер)

  • Положения об организации закупки товаров, работ и услуг для государственных нужд, утвержденного Указом Президента РФ от 8 апреля 1997 г. N 305
  • Инструкции о порядке проведения подрядных торгов (конкурсов) по реализации программ капитального строительства (реконструкции), принятых Правительством Москвы и финансируемых из городских источников (приложение 2 к распоряжению Мэра Москвы от 25 сентября 1997 г. N 767-РМ с изменениями на 2 марта 1998 г.)
  • Методики и нормативы для определения размера затрат на проведение торгов и конкурсов при реализации московской городской программы капитального строительства, утвержденных распоряжением Премьера Правительства Москвы от 7 октября 1998 года N 1112-РП
  • Порядка оценки оферт и выбора победителя конкурсов среди заказчиков, проектных и подрядных организаций при реализации инвестиционных программ, финансируемых из городских источников, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 6 октября 1998 г. N 762
  • Положения о порядке реализации городского заказа по объектам капитального строительства и реконструкции, утвержденного распоряжением Мэра Москвы от 2 декабря 1997 года N 942-РМ
  • Постановление Правительства Москвы №361 от 27 апреля 1999 г. Об утверждении методики по выбору организации - исполнителя подрядных торгов для подготовки и проведения конкурсов при реализации инвестиционных программ правительства Москвы